Digitalização de Documentos consiste no processo de replicação em formato digital de informação que consta de documentos em papel físico.

Ao converter a informação de papel ou microfilme, em suporte digital, o processo de digitalização de documentos, reduz drasticamente as necessidades de armazenamento físico e garante um acesso mais rápido à informação.

A opção entre digitalização de documentos versus manutenção do formato em papel físico resulta da avaliação de um conjunto de variáveis em cada organização:

• - Frequência de consulta de informação;
• - Legislação aplicável ao sector;
• - Cultura da empresa;
• - Custos associados ao arquivo físico versus custos com digitalização;
• - Estado de conservação dos documentos;
• - Sistema de comunicações disponível.

O processo de digitalização de documentos deverá ser faseado da seguinte forma:

• - Preparação de Documentos;
• - Captura de imagem;
• - Indexação;
• - Arquivo digital;
• - Arquivo físico / destruição de documentos.

A Keep It Safe dispõe de equipamentos sofisticados, e software específico de última geração para Digitalização de Documentos, garantindo operações de digitalização massiva com custos reduzidos, em segurança e em tempo útil.

As vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos variam de organização para organização, sendo comum identificar as seguintes:

• - Baixo custo na distribuição de informação;
• - Redução/eliminação de necessidades de espaço físico;
• - Rapidez e fiabilidade no acesso à informação;
• - Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer lugar via Web;
• - Controlo de acessos por perfil de utilizador.

Um processo de Digitalização de Documentos, integrado e articulado com uma solução de GED (Gestão Electrónica de Documentos) potencia as vantagens e benefícios a alcançar.

Tipicamente, uma solução de gestão de arquivo implementada pela Keep It Safe compreende a avaliação dos documentos que deverão ser digitalizados e os que poderão ser mantidos em arquivo físico, através de uma análise de custo benefício.

Um processo de digitalização de documentos fica completo com a implementação de um modelo de acesso aos documentos eficaz e seguro.

A Consulta aos Documentos guardados pela Keep It Safe, no cumprimento das normas e perfis de acesso contratados com o cliente, garantem o acesso rápido, seguro e simplificado à informação.

A solução da Keep It Safe para consulta de documentos digitalizados assegura:

• - Acesso aos utilizadores credenciados, de acordo com o perfil individual;
• - Rapidez e fiabilidade no acesso à informação;
• - Actualização da base de dados em tempo real.

Por forma a garantir a eficácia e segurança do processo de consulta de documentos, a Keep It Safe dispõe de sofisticados meios técnicos e logísticos, tais como:

• - Sistema de backup e disaster recover;
  
• - Firewall;
• - Gestão de largura de banda;
• - UPS e gerador;
• - Detecção e extinção de incêndios;
• - Sistemas de alarme para intrusão, inundação, incêndio e video vigilância.

 

A consulta de documentos ao arquivo físico é efectuada de acordo com as normas e perfis de acesso contratados, garantindo a rapidez e facilidade de acesso à informação em segurança e em tempo útil.

Consulta entregue no cliente através da disponibilização dos documentos. O prazo de entrega varia entre 3h e 24h, consoante o nível de urgência do pedido.
Consulta no nosso armazém com a possibilidade de o cliente se deslocar à Keep It Safe e consultar directamente os documentos em salas específicamente criadas para o efeito.

Consulta por fax ou e-mail consiste no envio ao cliente do documento solicitado por fax ou e-mail

Em todos os processos de Consulta de Documentos a Keep It Safe assegura níveis de serviço que se tem revelado compatíveis com as necessidades dos clientes verificando e superando as suas expectativas.