Processo
Digitalização de Documentos consiste no processo de replicação em formato digital de informação que consta de documentos em papel físico.
Ao converter a informação de papel ou microfilme, em suporte digital, o processo de digitalização de documentos, reduz drasticamente as necessidades de armazenamento físico e garante um acesso mais rápido à informação.
A opção entre digitalização de documentos versus manutenção do formato em papel físico resulta da avaliação de um conjunto de variáveis em cada organização:
- - Frequência de consulta de informação;
- - Legislação aplicável ao sector;
- - Cultura da empresa;
- - Custos associados ao arquivo físico versus custos com digitalização;
- - Estado de conservação dos documentos;
- - Sistema de comunicações disponível.
O processo de digitalização de documentos deverá ser faseado da seguinte forma:
- - Preparação de Documentos;
- - Captura de imagem;
- - Indexação;
- - Arquivo digital;
- - Arquivo físico / destruição de documentos.
A Keep It Safe dispõe de equipamentos sofisticados, e software específico de última geração para Digitalização de Documentos, garantindo operações de digitalização massiva com custos reduzidos, em segurança e em tempo útil.
Vantagens
As vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos variam de organização para organização, sendo comum identificar as seguintes:
- - Baixo custo na distribuição de informação;
- - Redução/eliminação de necessidades de espaço físico;
- - Rapidez e fiabilidade no acesso à informação;
- - Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer lugar via Web;
- - Controlo de acessos por perfil de utilizador.
Um processo de Digitalização de Documentos, integrado e articulado com uma solução de GED (Gestão Electrónica de Documentos) potencia as vantagens e benefícios a alcançar.
Tipicamente, uma solução de gestão de arquivo implementada pela Keep It Safe compreende a avaliação dos documentos que deverão ser digitalizados e os que poderão ser mantidos em arquivo físico, através de uma análise de custo benefício.
Um processo de digitalização de documentos fica completo com a implementação de um modelo de acesso aos documentos eficaz e seguro.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Arquivo Digital
A Consulta aos Documentos guardados pela Keep It Safe, no cumprimento das normas e perfis de acesso contratados com o cliente, garantem o acesso rápido, seguro e simplificado à informação.
A solução da Keep It Safe para consulta de documentos digitalizados assegura:
- - Acesso aos utilizadores credenciados, de acordo com o perfil individual;
- - Rapidez e fiabilidade no acesso à informação;
- - Actualização da base de dados em tempo real.
Por forma a garantir a eficácia e segurança do processo de consulta de documentos, a Keep It Safe dispõe de sofisticados meios técnicos e logísticos, tais como:
- - Sistema de backup e disaster recover;
- - Firewall;
- - Gestão de largura de banda;
- - UPS e gerador;
- - Detecção e extinção de incêndios;
- - Sistemas de alarme para intrusão, inundação, incêndio e video vigilância.
Arquivo Físico
A consulta de documentos ao arquivo físico é efectuada de acordo com as normas e perfis de acesso contratados, garantindo a rapidez e facilidade de acesso à informação em segurança e em tempo útil.
Consulta entregue no cliente através da disponibilização dos documentos. O prazo de entrega varia entre 3h e 24h, consoante o nível de urgência do pedido.
Consulta no nosso armazém com a possibilidade de o cliente se deslocar à Keep It Safe e consultar directamente os documentos em salas específicamente criadas para o efeito.
Consulta por fax ou e-mail consiste no envio ao cliente do documento solicitado por fax ou e-mail
Em todos os processos de Consulta de Documentos a Keep It Safe assegura níveis de serviço que se tem revelado compatíveis com as necessidades dos clientes verificando e superando as suas expectativas.