A Gestão de Arquivo, incorporando as melhores práticas do sector, permite alcançar os seguintes objectivos:

A Gestão de Arquivo em Outsourcing potencia a eliminação de custos com aplicações informáticas específicas, colaboradores especializados, armazéns e redes de comunicação. Uma análise detalhada da poupança de recursos evidencia muitas vezes economias surpreendentes. A eliminação de arquivos inúteis constitui mais uma oportunidade de redução de custos.

Uma solução de Gestão de Arquivo deverá garantir ganhos em eficácia, rapidez e simplicidade nos processos, melhorando a produtividade e motivação dos colaboradores da organização.

A aplicação dos mais rigorosos critérios de segurança específicos para o sector da arquivística, quer para a documentação física, quer para os suportes informáticos, garante a minimização do risco a um nível substancialmente mais baixo do que o risco associado aos arquivos locais. A utilização de modernas tecnologias de preservação e conservação de documentação asseguram a longevidade das soluções.

A incorporação das melhores práticas e das tecnologias mais recentes reduz ao mínimo os riscos de quebra de confidencialidade, garantindo o acesso autorizado à informação

A libertação de espaço de arquivo, permite realocar instalações para actividades ligadas ao negócio, muitas vezes situadas em locais nobres ou próximo das actividades operacionais da organização

A transferência da Gestão de Arquivo para especialistas deverá ser implementada da seguinte forma:

• - Avaliação do estado do arquivo e das necessidades;
• - Proposta de Solução Gestão Arquivo;
• - Planeamento das actividades.

• - Modelo de Organização do Arquivo;
• - Contentorização dos Documentos;
• - Inventariação;
• - Destruição de Documentos;
• - Transporte e Alojamento.

• - Digitalização de Documentos;
• - Operações de manutenção e actualização;
• - Consulta de Documentos;
• - Destruição de Documentos.

Ao nível da gestão de arquivo, a Keep It Safe dispõe de soluções robustas, fiáveis e competitivas de elevada capacidade de configuração e integração com os processos de negócio dos clientes

Na organização de arquivos deverão estar presentes os objectivos de eficácia, rapidez, simplicidade e segurança que estão na origem do modelo de gestão de arquivo proposto pela Keep It Safe.

A abordagem do especialista em organização de arquivos deverá ser interdisciplinar, promovendo a sustentabilidade do modelo e a sua adequação à empresa.

A eficácia do modelo de Organização do Arquivo depende não só da experiência e know how técnico do responsável pelo seu desenho, mas também da correcta avaliação e observação das necessidades e processos da empresa.

 

 

As principais actividades da construção de um modelo de Organização de Arquivos são:

• - Análise dos objectivos;
• - Análise da evolução histórica da organização;
• - Avaliação dos regulamentos internos e da legislação aplicável;
• - Inquéritos aos colaboradores tendo em vista a avaliação das práticas em vigor;
• - Inventariação do estado de conservação e preservação dos documentos;
• - Caracterização dos Workflow e organigramas documentais existentes;
• - Análise da documentação produzida e respectiva classificação;
• - Avaliação da consistência entre os organigramas de documentais e a documentação de cada departamento. Correcção das discrepâncias;
• - Elaboração do Plano de Classificação;
• - Acondicionamento dos documentos;
• - Criação dos instrumentos e critérios de pesquisa;
• - Implementação de software de gestão documental.

A experiência acumulada e o know how especializado da Keep It Safe garantem os mais elevados padrões de qualidade nas actividades de Organização do Arquivo.

Todas as organizações têm necessidade de produzir documentos no desenvolvimento da sua actividade, esses documentos irão fazer parte do Sistema de Arquivo

O sistema de arquivo adequado visa satisfazer os objectivos da organização e proporcionar:

• - Eficácia e controlo de gestão;
• - Flexibilidade e produtividade na organização;
• - Redução de custos;
• - Rápido acesso à informação.

Para captar benefícios e atingir os objectivos de optimização, cada organização deverá criar um Sistema de Arquivo único composto por:

Define o modelo de Organização de Arquivo

Visa a codificação uniformizada dos documentos da organização

Estabelece os prazos de conservação dos documentos

A experiência acumulada e o know how especializado da Keep It Safe asseguram a criação de um Sistema de Arquivo adequado a cada organização, maximizando os benefícios e optimizando as operações.

 

Internet, ouviu falar, foi visitado, trabalhou numa empresa cliente.

E-mail, telefone, parceiro de negócio.

e determinar as necessidades do cliente e meios a disponibilizar para a prestação dos serviços.

 

• - Solução para arquivo físico custódia;
• - Solução de GED (Gestão electrónica de documentos);
• - Serviço de digitalização de documentos;
• - Solução de custódia de backup's de dados;
• - Inter relação das soluções aplicáveis.

• - Criação do plano de classificação para custódia;
• - Embalamento;
• - Registo de conteúdos;
• - Transporte para custódia;
• - Localização dos contentores;
• - Serviços de gestão - Consultas e destruição.

• - Instalação e implementação da solução GED (gestão electrónica de documentos) no cliente ou Implementação da solução de CED (custódia electrónica de documentos);
• - Testes;
• - Produção.

• - Planear as rotinas de circulação;
• - Fornecimentos dos materiais;
• - Registo das unidades;
• - Transporte para custódia;
• - Serviços de gestão - rotação.