A Gestão de Arquivo, incorporando as melhores práticas do sector, permite alcançar os seguintes objectivos:
Redução de Custos
A Gestão de Arquivo em Outsourcing potencia a eliminação de custos com aplicações informáticas específicas, colaboradores especializados, armazéns e redes de comunicação. Uma análise detalhada da poupança de recursos evidencia muitas vezes economias surpreendentes. A eliminação de arquivos inúteis constitui mais uma oportunidade de redução de custos.
Aumento de Produtividade
Uma solução de Gestão de Arquivo deverá garantir ganhos em eficácia, rapidez e simplicidade nos processos, melhorando a produtividade e motivação dos colaboradores da organização.
Segurança
A aplicação dos mais rigorosos critérios de segurança específicos para o sector da arquivística, quer para a documentação física, quer para os suportes informáticos, garante a minimização do risco a um nível substancialmente mais baixo do que o risco associado aos arquivos locais. A utilização de modernas tecnologias de preservação e conservação de documentação asseguram a longevidade das soluções.
Confidencialidade
A incorporação das melhores práticas e das tecnologias mais recentes reduz ao mínimo os riscos de quebra de confidencialidade, garantindo o acesso autorizado à informação
Optimização das Estruturas
A libertação de espaço de arquivo, permite realocar instalações para actividades ligadas ao negócio, muitas vezes situadas em locais nobres ou próximo das actividades operacionais da organização
A transferência da Gestão de Arquivo para especialistas deverá ser implementada da seguinte forma:
Fase de Planeamento
- - Avaliação do estado do arquivo e das necessidades;
- - Proposta de Solução Gestão Arquivo;
- - Planeamento das actividades.
Fase de Transferência
- - Modelo de Organização do Arquivo;
- - Contentorização dos Documentos;
- - Inventariação;
- - Destruição de Documentos;
- - Transporte e Alojamento.
Fase de Gestão
- - Digitalização de Documentos;
- - Operações de manutenção e actualização;
- - Consulta de Documentos;
- - Destruição de Documentos.
Ao nível da gestão de arquivo, a Keep It Safe dispõe de soluções robustas, fiáveis e competitivas de elevada capacidade de configuração e integração com os processos de negócio dos clientes
Pressupostos
Na organização de arquivos deverão estar presentes os objectivos de eficácia, rapidez, simplicidade e segurança que estão na origem do modelo de gestão de arquivo proposto pela Keep It Safe.
A abordagem do especialista em organização de arquivos deverá ser interdisciplinar, promovendo a sustentabilidade do modelo e a sua adequação à empresa.
A eficácia do modelo de Organização do Arquivo depende não só da experiência e know how técnico do responsável pelo seu desenho, mas também da correcta avaliação e observação das necessidades e processos da empresa.
Actividades
As principais actividades da construção de um modelo de Organização de Arquivos são:
- - Análise dos objectivos;
- - Análise da evolução histórica da organização;
- - Avaliação dos regulamentos internos e da legislação aplicável;
- - Inquéritos aos colaboradores tendo em vista a avaliação das práticas em vigor;
- - Inventariação do estado de conservação e preservação dos documentos;
- - Caracterização dos Workflow e organigramas documentais existentes;
- - Análise da documentação produzida e respectiva classificação;
- - Avaliação da consistência entre os organigramas de documentais e a documentação de cada departamento. Correcção das discrepâncias;
- - Elaboração do Plano de Classificação;
- - Acondicionamento dos documentos;
- - Criação dos instrumentos e critérios de pesquisa;
- - Implementação de software de gestão documental.
A experiência acumulada e o know how especializado da Keep It Safe garantem os mais elevados padrões de qualidade nas actividades de Organização do Arquivo.
Sistema de Arquivo - Conceito
Todas as organizações têm necessidade de produzir documentos no desenvolvimento da sua actividade, esses documentos irão fazer parte do Sistema de Arquivo
O sistema de arquivo adequado visa satisfazer os objectivos da organização e proporcionar:
- - Eficácia e controlo de gestão;
- - Flexibilidade e produtividade na organização;
- - Redução de custos;
- - Rápido acesso à informação.
Para captar benefícios e atingir os objectivos de optimização, cada organização deverá criar um Sistema de Arquivo único composto por:
Plano de Classificação
Define o modelo de Organização de Arquivo
Tabela de Avaliação e Selecção
Visa a codificação uniformizada dos documentos da organização
Tabela de eliminação
Estabelece os prazos de conservação dos documentos
A experiência acumulada e o know how especializado da Keep It Safe asseguram a criação de um Sistema de Arquivo adequado a cada organização, maximizando os benefícios e optimizando as operações.
Fluxograma Funcional

CONTACTO INICIAL
Contacto Cliente
Internet, ouviu falar,
foi visitado, trabalhou numa
empresa cliente.
Comunicação Inicial
E-mail, telefone, parceiro de negócio.
Visita ao cliente para
apresentação da Keep.it.safe
e determinar as necessidades do
cliente e meios a disponibilizar
para a prestação dos serviços.

PROPOSTAS
Reunião ou envio de proposta com apresentação
da empresa
Apresentação dos serviços necessários ao cliente
- - Solução para arquivo físico custódia;
- - Solução de GED (Gestão electrónica de documentos);
- - Serviço de digitalização de documentos;
- - Solução de custódia de backup's de dados;
- - Inter relação das soluções aplicáveis.
Aplicação da tabela ao caso específico
Metodologia das acções a desenvolver

ADJUDICAÇÃO
Solução de Custódia
- - Criação do plano de classificação para custódia;
- - Embalamento;
- - Registo de conteúdos;
- - Transporte para custódia;
- - Localização dos contentores;
- - Serviços de gestão - Consultas e destruição.
Solução para GED
- - Instalação e implementação da solução GED (gestão electrónica de documentos) no cliente ou Implementação da solução de CED
(custódia electrónica de documentos);
- - Testes;
- - Produção.
Digitalização de Documentos
Custódia de Backup
- - Planear as rotinas de circulação;
- - Fornecimentos dos materiais;
- - Registo das unidades;
- - Transporte para custódia;
- - Serviços de gestão - rotação.