Uma solução de Gestão Documental é normalmente suportada por numa aplicação informática com as seguintes funcionalidades e características:

• - Ferramenta de gestão única para documentos e fluxos de informação;
• - Integração das funções de registo, Workflow e arquivo digital;
• - Gestão eficiente da informação contida nos vários tipos de documentos que circulam na empresa, independentemente do seu formato e origem;
• - Geração automatizada de documentos (templates);
• - Integração com sistemas de email, fax e Office;
• - Função de pesquisas de informação rápidas e eficientes (arquivo digital);
• - Interface com aplicações de negócio (facturação, tesouraria, contratação, reporting,…);
• - Criação de perfis de utilizadores com condições de acesso;
• - Criação e edição de documentos.

Os principais benefícios a obter com uma solução de Gestão Documental são:

• - Incorporação na empresa das melhores práticas de gestão e das mais recentes tecnologias de gestão de informação;
• - Desmaterialização de documentação e redução da circulação física de papel;
• - Controlo de Workflow, acessos e prazos;
• - Redução de tratamento manual de correspondência, através da automatização de processos de registo, classificação, circulação e arquivo;
• - Minimização de ricos de perda de informação, decorrente de arquivo digital partilhado na empresa;
• - Máxima segurança e confidencialidade através de perfis de acesso ajustados a cada organização;
• - Aumento de eficiência nas tarefas de pesquisa e de armazenamento de informação;
• - Efeitos colaterais de optimização, através de interfaces com outros processos de negócio, tipicamente ERP, CRM, funções de tesouraria, aprovação de compras e despesas, contratos, reporting, partilha de documentos, facturação, etc…

Uma solução de Gestão Documental incorpora funcionalidades configuráveis de acordo com as necessidades e objectivos de cada organização:

• - Captura centralizada ou descentralizada de documentação, através da utilização de ferramentas de imaging tais como scanning, vídeo, fotografias, possibilitando em alguns casos o processamento em bloco de grupos de documentos;
• - Registo e classificação de todas as entradas e de toda a produção de documentação da empresa;
• - Estatísticas de registo e de produção de documentos em tempo real;
• - Templates uniformizados (faxes, memos, cartas, …);
• - Circulação electrónica de documentos e work flows de processos;
• - Arquivo digital partilhado;
• - Planos de classificação ajustados à organização;
• - Pesquisas por meta dados e por conteúdos;
• - Navegação entre documentos associados;
• - Integração com plataformas web, email e outras aplicações do negócio;
• - Integração com e optimização da utilização das ferramentas de Office.

• - Registo e tratamento de meta dados de documentos;
• - Agrupamento e associação de documentos em processos;
• - Consultas on line de documentos, processos e informação digital;
• - Pesquisas por meta dados, multi-critérios e por conteúdos;
• - Constituição e partilha de base de dados única de contactos e entidades;
• - Controlo de circulação de documentos, acessos e de prazos;
• - Estatísticas on line, em tempo real.

• - Perfis de acesso, de criação e edição de documentos, por utilizador ou grupos de utilizadores;
• - Definição de processos de circulação e atribuição de responsáveis;
• - Circulação e partilha electrónica de documentos com possibilidade de despachos e pareceres on line;
• - Geração automática e pré-definida de respostas a processos;
• - Informação sobre estado de processos;
• - Controlo de datas limite;
• - Alertas internos e externos;
• - Sistema de mensagens interno.

Com qualquer processo de optimização de funções de back office, o sucesso de implementação de uma solução de Gestão Documental está fortemente dependente das competências, know how e experiência do seu implementador e da adequação à organização da opção tecnológica

A vastíssima experiência da Keep It Safe em projectos de Gestão de Arquivo em dezenas de empresas e organizações dos vários sectores conferem-lhe valências específicas em projectos de Gestão Documental:

• - Análise da situação e levantamento de necessidades;
• - Aconselhamento e proposta tecnológica adequada à organização;
• - Apresentação de versões demo de Gestão Documental;
• - Gestão de projecto de implementação de solução de Gestão Documental;
• - Formação de colaboradores;
• - Acompanhamento do arranque da solução;
• - Manutenção e gestão da solução de Gestão Documental.

Marque uma apresentação da nossa proposta e da nossa equipa para uma solução de Gestão Documental ajustada à sua organização.